Más productividad para tu pyme

Por Eric Bensley

Como dueño de una pequeña empresa (pyme) o como miembro de una startup, probablemente batallas para encontrar un equilibrio entre trabajar tu negocio y trabajar en tu negocio.

Seguro te gustaría trabajar menos y lograr más, pero el día —o la semana— no tiene suficientes horas para que todas tus brillantes ideas se conviertan en acciones concretas.

Entonces, ¿cuál es la importancia de la productividad en tu empresa, y cómo podrías trabajar menos y lograr más? Puedes empezar utilizando herramientas de productividad en tu empresa, que van a ayudarte a automatizar las ventas, la atención al cliente y los procesos de marketing; así tu equipo podrá hacer más y más rápido.

A través de la magia de la automatización, tu equipo de trabajo podrá transformarse en una máquina de productividad. Estas son siete ideas sobre automatización que se pueden implementar fácilmente.

1. Responder automáticamente solicitudes por correo electrónico

Las primeras impresiones son cruciales, especialmente cuando tu negocio apenas está empezando a crecer y a expandirse en el mercado. No le conviene a tu equipo hacerse la fama de que le toma dos semanas responder un correo, especialmente cuando se trata de un nuevo cliente. Los clientes potenciales que van llegando son oro y lo que quieres es sobresalir desde el primer contacto hasta el último paso, que sería celebrar el cierre del trato.

Impresiona a los prospectos usando la automatización de correos electrónicos para responder a sus preguntas de inmediato. Crea una plantilla tomando la información personal captada a partir del formato de contacto que tienes en la red:

"Hola, [Nombre], ¡Gracias por contactarnos! Estamos emocionados de que se haya contactado con nosotros. Un asesor de nuestro equipo se contactará con usted a la brevedad.

Sin embargo, déjanos saber si tienes alguna pregunta que podamos responder mientras tanto.”

Esta breve respuesta establece una relación con tu nuevo cliente potencial mientras que la automatización se encarga de asignar el seguimiento a la persona adecuada en el equipo de ventas.

También puedes usar la función de respuesta automática de Gmail, Outlook, o cualquier otro servicio de correo para contestar los mensajes de los clientes que llegan directo al servidor de tu departamento, por ejemplo "ayuda@compania.com."

Considera incluir la personalidad de tu marca en la respuesta automática, así marcarás el tono de la conversación desde el inicio. ¿Utilizas emojis en las redes sociales? !Úsalos en tus correos también!

2. Asigna los clientes potenciales entrantes a tu representante de ventas

Hablando de productividad en las pymes, la automatización es una muy buena opción para mantener el flujo de clientes potenciales a través del embudo de ventas. Muchos softwares de CRM online (Customer Relationship Management en ingles, o Gestión de Relaciones con los clientes) ya incluyen tecnología de automatización integrada, que es ideal para esta tarea. Lleva este consejo todavía más lejos, creando un flujo de trabajo que asigne automáticamente los clientes potenciales que contacten tu negocio a miembros específicos del equipo.

Ingresa la información de contacto del prospecto o cualquier nota relevante en el CRM, y utiliza la redirección automática para que lleguen al miembro del equipo encargado de esta tarea. Si te contactaron por medio de correo electrónico, agrega una respuesta automática como "¡Gracias por contactarnos!", así empezarás tu relación con este nuevo cliente con el pie derecho.

De nuevo, personaliza la mayoría de estas respuestas automáticas, así podrás enganchar a tus prospectos durante todo el proceso.

3. Lleva tus oportunidades de lo físico a lo digital

¿Tu equipo hizo contactos importantes durante una conferencia?

Tómate unos minutos para registrar esos nuevos contactos en tu CRM antes de irte a descansar —o tómale una foto a las tarjetas de negocio físicas que hayas recibido y súbelas a una tarjeta de cliente potencial en la app de Trello que esté enlazada a tu CRM. Luego utiliza alguna herramienta de automatización de marketing para programar una campaña de seguimiento por correos electrónicos para tus contactos. Podrás mandar correos automáticos en fechas especificas después del evento y convertir esas tarjetas de negocio en clientes potenciales activos.

4. Agenda reuniones sin tanto ir y venir

Agendar una cita puede resultar un tanto tedioso porque generalmente implica toda una serie de negociaciones, pero con un software de agendamiento de citas, puedes enviarle a tu cliente un correo con tu disponibilidad de horarios y a partir de esto, agendar automáticamente un horario que le quede bien a los dos.

Si el cliente o cliente potencial cancela, o si a ti te surge un evento de improvisto, la automatización actualizará el calendario para que todos puedan revisar su disponibilidad.

5. Facilita a los clientes pedir ayuda

Ofrecer un servicio excelente es tal vez la mejor manera de ganar nuevos clientes y mantener contentos a los que ya te son leales. Será mucho más fácil que los clientes puedan contactarte cuando te necesiten si incluyes enlaces de "Contáctanos" en tus páginas de internet y correos electrónicos.

El truco es que, cuando los clientes hagan clic en el enlace, tu software de CRM redireccione la pregunta hacia la persona encargada de ese tema, recordándoles hacer el seguimiento. Puedes integrar este proceso en tu CRM para abrir un nuevo caso oficial de soporte y luego mandar un correo automático de seguimiento para que el cliente sepa que ya te estás ocupando del caso.

6. Usa un chat o un bot

Los chats permiten contestar preguntas que no están en las FAQs (o Preguntas Frecuentes), esto anima a que los clientes te contacten inmediatamente para preguntarte sobre tus servicios. Eso significa que puedes empezar a conversar con ellos de inmediato, y enriquecer la relación con este nuevo cliente potencial.

Aunque los chats requieren que una persona esté ahí para contestar preguntas que no están resueltas en las FAQs, los chats también se pueden automatizar con Inteligencia Artificial. Si estás pensando en utilizar chatbots para mejorar la productividad en tu empresa, este resumen sobre los servicios más populares de chatbots es un perfecto lugar para empezar.

7. Limpia tus listas de correos

"Entre más, mejor" no aplica para la listas de correos. Al principio, todos tus suscriptores querían tus correos. Pero con el tiempo, las personas cambian de parecer. Reducir tus listas puede ayudar a perfeccionar tus mensajes, y nunca vas a salir perdiendo si dejas de mandar correos no solicitados. ¿A quién no le gustaría tener vacía la bandeja de entrada?

Los softwares de automatización de marketing te pueden ayudar a reducir tus listas. Aprovecha las métricas de participación para identificar a los suscriptores que no han abierto tus mensajes en los últimos 120 días. Luego programa una serie de tres correos automáticos para esos suscriptores inactivos preguntándoles: "¿Le gustaría seguir recibiendo mis correos?" Si la respuesta es "sí", el software quitará la etiqueta de "inactivo". Si la respuesta es "no" —o no abre los mensajes— será dado de baja de la suscripción. ¿Te gustaría empezar a probar estas herramientas de productividad en las empresas? Dale un vistazo a este contenido sobre productividad en las pymes que te dará una guía para tu camino hacia la productividad.

Publicado en Trello.com